Kaum eine Branche redet so ungern über Preise wie die Beratung. Auf den meisten Websites steht „individuelles Angebot“ - was übersetzt heißt: Es hängt davon ab, wie viel Budget der Berater bei dir vermutet. Hier stehen die Zahlen, die du sonst erst nach drei Gesprächen bekommst.
Die kurze Antwort
Für ein kleines Unternehmen liegt ein sinnvoller Einstieg in die KI-Beratung zwischen 0 und etwa 2.000 Euro: ein kostenloses Erstgespräch, eine Bestandsaufnahme zum Festpreis und ein erster Helfer, der im Alltag läuft. Alles darüber sollte sich aus nachweislich gesparten Stunden ergeben - nicht aus einem Foliensatz.
Was üblicherweise verlangt wird
Damit du Angebote einordnen kannst, die gängigen Modelle am Markt:
- Tagessätze: 800 bis 2.000 Euro pro Beratertag sind üblich, bei spezialisierten KI-Beratern auch mehr. Das Problem: Ein Tag Beratung ist noch keine Lösung.
- Workshops: „KI-Strategie-Workshops“ kosten meist 1.500 bis 5.000 Euro. Du bekommst danach ein Dokument mit Möglichkeiten - umgesetzt ist noch nichts.
- Strategieprojekte: Bei Agenturen beginnen KI-Projekte oft fünfstellig. Zielgruppe sind Mittelständler mit IT-Abteilung, nicht der Betrieb mit sechs Leuten.
- Retainer: Monatliche Pauschalen ab einigen Hundert Euro - sinnvoll erst, wenn dauerhaft etwas läuft, das betreut werden muss.
Keines dieser Modelle ist unseriös. Aber sie sind für Unternehmen gebaut, die Beratung als Projekt einkaufen - nicht für Betriebe, die abends ihre Angebote selbst schreiben.
Als grober Marktvergleich meldet der Freelancer-Kompass 2026 für Beratung und Management einen durchschnittlichen Stundensatz von 121 Euro. Das ist keine spezielle KI-Preisliste und sagt noch nichts über Projektdauer, Spezialisierung oder enthaltene Umsetzung. Es erklärt aber, warum ein Beratertag allein schnell einen hohen dreistelligen oder niedrigen vierstelligen Betrag erreicht.
Die genannten Spannen sind Orientierungswerte, keine Preisliste. Ein Workshop mit vorbereiteten Übungen ist etwas anderes als ein allgemeiner Vortrag. Ein Tag, an dem ein bestehender Ablauf analysiert und direkt verbessert wird, liefert etwas anderes als ein Tag mit Interviews. Entscheidend ist deshalb nicht nur der Betrag, sondern was danach konkret vorliegt und genutzt werden kann.
Welche Kosten wirklich zum Projekt gehören
Ein Angebot sollte die gesamte Strecke bis zum funktionierenden Alltag sichtbar machen. Sonst wirkt der Einstieg günstig, während wichtige Arbeit später als Zusatz auftaucht.
Zu den einmaligen Kosten können gehören:
- Bestandsaufnahme und Beschreibung des heutigen Ablaufs
- Auswahl und Einrichtung geeigneter Werkzeuge
- Verbindung mit E-Mail, Buchhaltung oder anderen vorhandenen Systemen
- Aufbereitung von Vorlagen, Regeln und Testfällen
- Tests mit normalen Fällen und Ausnahmen
- Einführung der Mitarbeiter und verständliche Dokumentation
Dazu kommen möglicherweise laufende Kosten für Lizenzen, Hosting, technische Betreuung oder verbrauchsabhängige Nutzung. Auch deine interne Zeit gehört in die Rechnung: Jemand muss Beispiele erklären, Ergebnisse prüfen und Entscheidungen freigeben. Diese Mitarbeit ist sinnvoll, aber nicht kostenlos.
Frage deshalb bei jedem Posten: Ist er einmalig oder laufend? Ist er im Festpreis enthalten oder wird nach Aufwand abgerechnet? Was passiert, wenn eine Schnittstelle fehlt oder ein Test zeigt, dass der ursprüngliche Weg nicht funktioniert? Je klarer das vor dem Start beantwortet ist, desto weniger Überraschungen gibt es später.
Woran du ein faires Angebot erkennst
Vier Merkmale trennen ein faires Angebot von einem teuren Missverständnis:
- Das Erstgespräch kostet nichts. Wer für ein Kennenlernen Geld nimmt, verkauft dir danach selten etwas Kleines.
- Die Analyse hat einen Festpreis. „Wir schauen mal, was zusammenkommt“ ist kein Preis, sondern ein Risiko - deins.
- Es gibt einen ersten messbaren Schritt. Ein einzelner Helfer, der nach wenigen Tagen läuft und dir nachweislich Stunden spart, schlägt jedes Strategiepapier.
- Du kannst jederzeit aufhören. Keine Abos, keine Mindestlaufzeiten. Jeder weitere Schritt muss sich einzeln rechnen.
Angebote vergleichen, ohne Äpfel mit Birnen zu bezahlen
Zwei Angebote lassen sich erst vergleichen, wenn beide denselben Ausgangspunkt und dasselbe Ergebnis beschreiben. „KI-Beratung für fünf Tage“ sagt noch nicht, ob am Ende eine Analyse, ein Konzept oder eine einsatzfähige Lösung steht.
Lege die Angebote nebeneinander und markiere:
- den genau benannten Prozess, der verbessert werden soll
- das Ergebnis jeder Phase
- enthaltene Tests, Korrekturen und Schulungen
- Verantwortlichkeiten bei dir und beim Anbieter
- einmalige und laufende Kosten
- Abhängigkeiten von bestimmten Diensten oder Verträgen
- den Aufwand für Pflege und spätere Änderungen
- die Möglichkeit, nach Analyse oder Pilot auszusteigen
Ein höherer Preis kann vernünftig sein, wenn darin Umsetzung, Einführung und Betreuung enthalten sind. Ein niedriger Preis kann passen, wenn du nur eine unabhängige Analyse brauchst und die Umsetzung selbst übernimmst. Problematisch ist nicht teuer oder günstig, sondern unklar.
Diese Fragen gehören ins Angebotsgespräch
Du musst dafür kein technisches Vokabular lernen. Diese Fragen reichen, um den Umfang greifbar zu machen:
- Was kann ich nach dieser Phase konkret nutzen oder entscheiden?
- Welche Leistungen sind ausdrücklich nicht enthalten?
- Welche Mitarbeit wird von meinem Team erwartet?
- Wie werden Datenschutz, Zugriffe und sensible Daten berücksichtigt?
- Woran messen wir, ob der erste Helfer funktioniert?
- Was kostet der laufende Betrieb nach der Einführung?
- Wem gehören Vorlagen, Dokumentation und individuell erstellte Bestandteile?
- Wie kann ich Daten oder Abläufe später zu einem anderen Anbieter mitnehmen?
Wenn Antworten nur aus Produktnamen und allgemeinen Möglichkeiten bestehen, ist der Auftrag noch nicht klar genug. Ein gutes Angebot übersetzt Technik in Arbeitsschritte, Ergebnisse und Entscheidungen.
Die eigentliche Rechnung: Was kostet dich Nicht-Handeln?
Die wichtigere Zahl steht auf der anderen Seite. Wenn du drei Stunden pro Woche mit Belegen, Angebotsschreiben und E-Mail-Sortieren verbringst, sind das rund 150 Stunden im Jahr. Bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 60 Euro reden wir über 9.000 Euro Jahreskosten - für Arbeit, die zu großen Teilen automatisierbar ist. An dieser Zahl muss sich jede Beratung messen lassen.
Diese Rechnung ist ein Beispiel, kein allgemeiner Wert für deinen Betrieb. Setze deine tatsächliche Bearbeitungszeit, Vorgangsmenge und interne Kalkulation ein. Ziehe außerdem die Zeit für Kontrolle, Ausnahmen und Pflege ab. Erst dann wird aus einer möglichen Zeitersparnis ein belastbarer Nutzen. Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage dafür findest du unter Kosten und Nutzen eines KI-Projekts berechnen.
Wann sich KI-Beratung nicht lohnt
Ehrlichkeit gehört dazu: Es gibt Fälle, in denen ich im Erstgespräch abrate.
- Wenn dein Papierkram unter einer Stunde pro Woche liegt - dann ist das Problem zu klein für externe Hilfe.
- Wenn die Abläufe selbst das Problem sind - erst aufräumen, dann automatisieren. KI macht ein chaotisches System nur schneller chaotisch.
- Wenn eine fertige Software dein Problem bereits löst - dann brauchst du einen Kauf-Tipp, keine Beratung. Den gebe ich dir auch.
Stop-Kriterien vor dem Start vereinbaren
Ein kleines Projekt darf gestoppt werden, ohne dass daraus automatisch ein größeres werden muss. Lege deshalb vor der Beauftragung fest, wann ihr nicht weiter ausbaut. Sinnvolle Stop-Kriterien sind zum Beispiel:
- Die benötigten Daten liegen nicht zuverlässig oder rechtmäßig nutzbar vor.
- Die Kontrolle kostet im Alltag mehr Zeit als der neue Ablauf spart.
- Kritische Fehler lassen sich nicht sicher erkennen oder korrigieren.
- Mitarbeiter müssen für denselben Vorgang zusätzliche Doppelschritte erledigen.
- Laufende Kosten oder Abhängigkeiten sind höher als im Angebot sichtbar war.
- Der Pilot erreicht das vorher vereinbarte Erfolgskriterium nicht.
Stoppen kann auch bedeuten, nur einen Teil zu behalten: etwa eine bessere Vorlage oder einen aufgeräumten Prozess, aber keine Automatisierung. Das ist ein verwertbares Ergebnis, wenn es vorher als Möglichkeit eingeplant wurde.
So arbeite ich
Mein Modell folgt genau den vier Merkmalen von oben: kostenloser 15-Minuten-Check, Bestandsaufnahme zum Festpreis, erster Helfer nach wenigen Tagen - und danach entscheidest du bei jedem Schritt neu. Konkrete Zahlen nenne ich dir im Erstgespräch, wenn ich weiß, worum es geht: alles andere wäre geraten.
Wie diese Schritte inhaltlich zusammenhängen, zeigt der Beitrag So läuft eine KI-Beratung für KMU ab. Du solltest nach jeder Phase wissen, was erledigt wurde, was der nächste Schritt kostet und warum er sich voraussichtlich lohnt. Genau diese Entscheidungsfreiheit ist wichtiger als der niedrigste Preis auf der ersten Angebotsseite.